Polityka bezpieczeństwa (GPSR)

PROCEDURA ZGŁASZANIA WAD I NIEZGODNOŚCI PRODUKTU

1. Postanowienia ogólne

Niniejsza Procedura Zgłaszania Wad i Niezgodności Produktu określa zasady przyjmowania, rejestrowania, analizowania i rozpatrywania zgłoszeń dotyczących produktów oferowanych w sklepie internetowym PanSzyszka.pl, dostępnym pod adresem www.panszyszka.pl.
Procedura ma na celu zapewnienie sprawnej obsługi klientów, podnoszenie poziomu bezpieczeństwa oferowanych produktów oraz realizację obowiązków przedsiębiorcy związanych z monitorowaniem jakości i bezpieczeństwa produktów.
Procedura dotyczy w szczególności zgłoszeń odnoszących się do:

wad fizycznych produktu,
braków ilościowych lub niekompletności,
niezgodności produktu z opisem, zdjęciem lub przeznaczeniem,
uszkodzeń powstałych przed dostarczeniem produktu klientowi,
zastrzeżeń dotyczących bezpieczeństwa użytkowania produktu,
zauważonych incydentów, które mogły doprowadzić albo doprowadziły do szkody, urazu lub zagrożenia dla zdrowia bądź mienia.

2. Dane przedsiębiorcy

Administratorem procedury i podmiotem przyjmującym zgłoszenia jest:

Firma: MUGEN Jacek Adamus
Nazwa sklepu: PanSzyszka.pl
Adres siedziby: ul. Rolna 13/25, 43-100 Tychy
Adres do korespondencji i zwrotów: ul. Rolna 13/25, 43-100 Tychy
E-mail do zgłoszeń wad i bezpieczeństwa produktów: kontakt@panszyszka.pl
Telefon kontaktowy: 883 938 288
NIP: 646 26 37 232
Osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń i bezpieczeństwo produktu: Jacek Adamus, właściciel

3. Sposoby zgłaszania wady lub problemu z produktem

Klient może zgłosić wadę, niezgodność lub problem związany z bezpieczeństwem produktu w jeden z następujących sposobów:

pocztą elektroniczną na adres: kontakt@panszyszka.pl,
przez formularz kontaktowy dostępny w sklepie,
pisemnie na adres korespondencyjny przedsiębiorcy,
telefonicznie, z zastrzeżeniem że dla celów dowodowych przedsiębiorca może poprosić o późniejsze potwierdzenie zgłoszenia w formie e-mailowej.

Zgłoszenie powinno zawierać możliwie pełne informacje pozwalające na szybką identyfikację sprawy i ocenę ryzyka związanego z produktem.

4. Zakres informacji wymaganych w zgłoszeniu

W zgłoszeniu klient powinien podać w miarę możliwości:

imię i nazwisko albo nazwę kupującego,
numer zamówienia albo inny identyfikator zakupu,
nazwę produktu,
datę zakupu i datę zauważenia problemu,
opis stwierdzonej wady, niezgodności lub incydentu,
informację w jaki sposób produkt był używany,
zdjęcia lub nagrania przedstawiające problem,
informację, czy wada lub incydent spowodowały szkodę, uraz, zagrożenie dla zdrowia lub zniszczenie mienia,
dane kontaktowe do prowadzenia dalszej korespondencji.

Jeżeli zgłoszenie dotyczy bezpieczeństwa produktu, przedsiębiorca może poprosić także o dodatkowe informacje dotyczące sposobu użytkowania, warunków przechowywania, numeru partii, oznaczeń z opakowania albo instrukcji, jeśli takie dane występują dla danego produktu.

5. Rejestracja i klasyfikacja zgłoszeń

Każde zgłoszenie jest rejestrowane w wewnętrznym rejestrze zgłoszeń prowadzonym przez MUGEN Jacek Adamus. Zgłoszenia są klasyfikowane co najmniej do jednej z poniższych kategorii:

wada jakościowa,
niezgodność z opisem lub zamówieniem,
uszkodzenie transportowe,
brak elementów,
ryzyko bezpieczeństwa produktu,
incydent konsumencki,
potrzeba działań korygujących wobec partii produktu.

W przypadku zgłoszeń dotyczących bezpieczeństwa produktu przedsiębiorca dokonuje priorytetowej oceny, czy sprawa może wskazywać na produkt niebezpieczny albo wymagający dodatkowych działań zapobiegawczych.

6. Terminy i sposób rozpatrywania zgłoszeń

Po otrzymaniu zgłoszenia przedsiębiorca potwierdza jego przyjęcie w rozsądnym terminie, rekomendacyjnie nie później niż w ciągu 3 dni roboczych.
Zgłoszenie jest analizowane na podstawie informacji od klienta, dokumentów sprzedażowych, dokumentacji produktu, danych od dostawcy, zdjęć, wyników kontroli wewnętrznej oraz – gdy to potrzebne – oględzin lub testów produktu.
W razie potrzeby klient może zostać poproszony o dostarczenie dodatkowych informacji lub odesłanie produktu do oceny.
O sposobie załatwienia sprawy klient jest informowany na trwałym nośniku, w szczególności e-mailowo lub pisemnie.

Jeżeli analiza wykaże, że problem może dotyczyć większej partii towaru albo wskazywać na ryzyko dla zdrowia lub bezpieczeństwa, sprawa jest niezwłocznie przekazywana do procedury bezpieczeństwa produktu opisanej w dalszej części dokumentu.

7. Możliwe sposoby rozwiązania sprawy

W zależności od charakteru zgłoszenia oraz podstawy prawnej dochodzonego roszczenia przedsiębiorca może zaproponować w szczególności:

wymianę produktu na nowy,
uzupełnienie brakujących elementów,
naprawę produktu, jeżeli jest możliwa i uzasadniona,
obniżenie ceny,
zwrot ceny po przyjęciu zwrotu produktu,
przekazanie dodatkowych instrukcji bezpiecznego użytkowania,
wycofanie partii produktu z oferty i kontakt z klientami, którzy nabyli ten sam produkt.

Dobór środka powinien uwzględniać zarówno prawa konsumenta, jak i obowiązek przedsiębiorcy do reagowania na sygnały mogące wskazywać na niezgodność lub brak bezpieczeństwa produktu.

8. Zgłoszenia dotyczące bezpieczeństwa produktu

Jeżeli klient zgłasza, że produkt mógł spowodować zagrożenie dla zdrowia, życia, mienia albo środowiska użytkowania, zgłoszenie takie traktowane jest jako zgłoszenie wysokiego priorytetu. W takiej sytuacji MUGEN Jacek Adamus może czasowo wstrzymać sprzedaż produktu, zablokować daną ofertę, rozpocząć analizę partii, skontaktować się z dostawcą lub importerem oraz wdrożyć działania ograniczające ryzyko.

W przypadkach uzasadnionych przedsiębiorca podejmuje działania takie jak:

dodatkowe ostrzeżenie dla klientów,
korekta opisu produktu lub instrukcji,
wycofanie produktu z oferty,
wezwanie klientów do zaprzestania używania produktu,
organizacja zwrotu, wymiany lub innego działania naprawczego,
kontakt z właściwymi organami lub podmiotami w łańcuchu dostaw, jeśli wymagają tego przepisy lub okoliczności sprawy.

9. Dokumentowanie spraw i analiza powtarzalnych problemów

MUGEN Jacek Adamus prowadzi ewidencję zgłoszeń w celu identyfikowania powtarzalnych wad, błędów produktowych, nieprawidłowości w oznaczeniach, niejasnych instrukcji oraz innych sygnałów mających znaczenie dla bezpieczeństwa i zgodności oferowanych produktów. Okresowa analiza zgłoszeń służy ograniczaniu ryzyka oraz poprawie jakości oferty i komunikacji z klientem.

10. Nadużycia i zgłoszenia niepełne

Jeżeli zgłoszenie jest niekompletne, przedsiębiorca może zwrócić się o jego uzupełnienie. Brak pełnych danych nie wyłącza jednak możliwości podjęcia działań ostrożnościowych, jeżeli z treści zgłoszenia wynika potencjalne zagrożenie bezpieczeństwa produktu.

POLITYKA BEZPIECZEŃSTWA PRODUKTÓW (GPSR)

1. Cel polityki

Celem niniejszej Polityki Bezpieczeństwa Produktów jest zapewnienie, aby produkty oferowane przez MUGEN Jacek Adamus były bezpieczne w normalnych lub dających się racjonalnie przewidzieć warunkach użytkowania, a wszelkie ryzyka były identyfikowane, oceniane i ograniczane na możliwie wczesnym etapie. Potrzeba takich działań wynika z ogólnych wymogów dotyczących bezpieczeństwa produktów, które nakładają na przedsiębiorców obowiązki związane z oceną zagrożeń, nadzorem nad produktem i reakcją na wykryte nieprawidłowości.

2. Zakres polityki

Polityka obejmuje wszystkie produkty oferowane konsumentom przez MUGEN Jacek Adamus, w tym wskazane na stronie sklepu kategorie takie jak akcesoria do lasu, leśne świece sojowe oraz części i akcesoria do Thermomix i Monsieur Cuisine. Obejmuje ona również produkty własne, dystrybuowane, importowane oraz oferowane pod marką własną lub cudzą, o ile są udostępniane klientom za pośrednictwem sklepu.

3. Zasady ogólne bezpieczeństwa produktu

MUGEN Jacek Adamus wdraża zasadę, zgodnie z którą do sprzedaży dopuszczane są wyłącznie produkty, które według dostępnej wiedzy, dokumentacji i oznaczeń spełniają wymagania bezpieczeństwa właściwe dla ich rodzaju. Przy ocenie bezpieczeństwa uwzględnia się w szczególności cechy produktu, materiały, sposób użycia, grupę docelową użytkowników, przewidywalne sposoby niewłaściwego użycia, oznaczenia, instrukcje oraz ryzyka związane z przechowywaniem, transportem i eksploatacją.

4. Weryfikacja produktów przed wprowadzeniem do oferty

Przed wprowadzeniem produktu do sprzedaży rekomenduje się przeprowadzenie i udokumentowanie co najmniej następujących czynności:

identyfikacja producenta, importera lub dostawcy,
weryfikacja danych identyfikacyjnych produktu,
sprawdzenie, czy produkt posiada wymagane oznaczenia, ostrzeżenia i instrukcje,
ocena, czy opis produktu na stronie internetowej nie pomija istotnych informacji bezpieczeństwa,
weryfikacja, czy produkt nie należy do kategorii objętej dodatkowymi przepisami sektorowymi,
sprawdzenie stanu technicznego, kompletności i jakości wykonania, jeśli jest to możliwe przy danym rodzaju towaru,
zapisanie podstawowych informacji o partii, dostawie albo dostawcy w celu późniejszej identyfikowalności.

5. Informacje przekazywane klientowi

MUGEN Jacek Adamus zapewnia, aby klient otrzymał informacje potrzebne do bezpiecznego korzystania z produktu, adekwatne do jego rodzaju i poziomu ryzyka. Informacje te mogą obejmować nazwę produktu, dane identyfikacyjne, przeznaczenie, ograniczenia użytkowania, ostrzeżenia, zasady konserwacji, informacje o wieku użytkownika, przeciwwskazania oraz dane podmiotu odpowiedzialnego za produkt, jeżeli są wymagane.

6. Monitorowanie bezpieczeństwa po sprzedaży

Po wprowadzeniu produktu do obrotu MUGEN Jacek Adamus monitoruje napływające sygnały dotyczące jakości, wad i bezpieczeństwa produktów. Źródłem informacji mogą być reklamacje, wiadomości od klientów, zwroty, opinie, dane od producentów i dostawców, a także publiczne ostrzeżenia organów lub uczestników rynku.

W ramach monitoringu prowadzi się co najmniej:

rejestr zgłoszeń i skarg dotyczących produktów, w tym ewidencję incydentów bezpieczeństwa,
analizę powtarzalności wad,
ocenę, czy problem ma charakter jednostkowy czy systemowy,
przegląd opisów ofert i instrukcji pod kątem kompletności informacji bezpieczeństwa.

7. Procedura reagowania na ryzyko

Jeżeli pojawi się podejrzenie, że produkt może być niebezpieczny, MUGEN Jacek Adamus podejmuje działania odpowiednie do skali ryzyka i dostępnych informacji. Działania te mogą obejmować czasowe wstrzymanie sprzedaży, zablokowanie publikacji oferty, wewnętrzną analizę produktu, kontakt z dostawcą, pozyskanie dodatkowych dokumentów, zmianę oznaczeń lub instrukcji, a także działania wobec klientów, którzy kupili dany produkt.

Jeżeli okoliczności będą tego wymagały, przedsiębiorca może wdrożyć działania naprawcze obejmujące:

ostrzeżenie klientów,
wycofanie produktu z rynku,
wezwanie do zaprzestania używania,
przyjęcie zwrotów,
wymianę produktu,
zwrot środków,
współpracę z właściwymi organami nadzoru rynku.

8. Identyfikowalność i współpraca w łańcuchu dostaw

Dla celów bezpieczeństwa produktu MUGEN Jacek Adamus przechowuje w rozsądnym zakresie informacje umożliwiające identyfikację dostawców, partii, dokumentów zakupu oraz kanałów sprzedaży danego produktu. Ułatwia to analizę ryzyka, zawężenie zakresu potencjalnie wadliwej partii oraz sprawne przeprowadzenie działań korygujących.

9. Odpowiedzialność organizacyjna

Za wdrożenie i aktualizację niniejszej polityki odpowiada Jacek Adamus, właściciel. Osoba ta nadzoruje rejestr zgłoszeń, koordynuje analizę ryzyka, decyduje o wstrzymaniu sprzedaży produktu w przypadku uzasadnionych wątpliwości oraz inicjuje działania naprawcze lub informacyjne wobec klientów.

10. Kontakt w sprawach bezpieczeństwa produktów

W sprawach związanych z bezpieczeństwem produktów, wadami mogącymi wpływać na bezpieczeństwo oraz zgłoszeniami incydentów konsumenci mogą kontaktować się z MUGEN Jacek Adamus pod adresem: kontakt@panszyszka.pl oraz pod numerem telefonu: 883 938 288.

11. Przegląd i aktualizacja polityki

Polityka jest przeglądana okresowo oraz każdorazowo w przypadku zmiany asortymentu, dostawców, wymagań prawnych albo wykrycia incydentu związanego z bezpieczeństwem produktu.